关于做好2015届毕业研究生档案整理工作的通知

各学院：

我校将于七月上旬开展2015届毕业研究生的档案整理工作，鉴于学生档案是学生历史记录的重要载体，关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节，请各学院充分重视该项工作，提前做好如下工作：

一、整理档案对象：

2015届毕业研究生

二、准备各类归档材料

请各学院提前准备好2015届毕业生研究生归档材料，具体如下表。其中1-4项材料非常重要，是学生档案缺一不可的，请学院核对时务必认真仔细，如有问题请现场确认。

三、档案整理流程

（一）档案整理前期工作安排

时间	事项	备注
6月29-30日	各学院领取《研究生档案转寄存根》回学院填写（暂缓就业类学生不需填写）	于学院档案整理当天交回管理办盖章。
7月1日前	各学院提交《2015年毕业研究生档案交寄信息表》（附件1）、《2015届〈毕业生登记表〉汇总表》（附件2）、《毕业生登记表》（每生一式两份）	纸质版材料交至各校区管理办，电子版发送至：石牌校yjshc12@scnu.edu.cn 大学城校区gl0082@163.com
7月3日前	各学院预约档案整理具体时间

备注:

1、关于《2015年毕业研究生档案交寄信息表》（附件1）（下简称交寄表）填报的说明：

（1）为了便于后期档案交寄工作，邮政交寄详情单由管理办统一打印。请学院务必按时报送交寄表，以免耽误整理进度。

（2）交寄表务必分类（分类名称见表格下方填表说明）填写全部2015届毕业生的档案去向信息。表格报送后人员名单如有改变请及时联系管理办。

（3）毕业生填报交寄信息需具体到接收人姓名和联系方式，确保档案投递安全。毕业生应留下有效的本人联系方式，用于接收本人档案邮件妥投短信息。上述几项信息缺漏将可能影响正常接收。

（4）交寄信息填报须经学生本人签名确认，学院在学生签名确认的交寄表基础上整理打印版本表格加盖公章送管理办备存，有学生签字版表格由学院妥善保管。

2、收集《毕业研究生登记表》的说明

《毕业研究生登记表》每生一式两份，其中一份放入学生档案，一份用于移送学校档案馆存档。每人一式两份须分开整理打包，同时须按照《2015届〈毕业生登记表〉汇总表》（附件2）名单上的顺序一一对应排列。

（二）学生材料归档流程

2015届毕业研究生所需归档材料由各学院带往管理办后，按照下列流程进行归档：

分类整理说明：

1.正常寄出：

档案封袋（用密封条、密封章）→填写《研究生档案转递存根》→《研究生档案转递存根》的通知单及回执与档案袋一起装入EMS信封并封口，粘贴详情单（请勿抽底单）→列名单→交回管理办。

2．暂缓就业：

档案封袋（用密封条、密封章）→按暂缓条形码后四位由小到大顺序排列→列名单→交回管理办。

（1）暂缓就业条形码有一份须贴在档案袋上（将条形码贴在档案袋左上角 ，方向一致）。暂缓就业协议书贴好条形码后有一份需交省就业指导中心（按条形码的号码排好序交给管理办）。

（2）按广东省就业指导中心今年文件要求，暂缓就业档案一律不放入党团材料（含正式党员和预备党员）。

（3）暂缓就业学生档案须与大学生就业在线系统对应，不得出现以下两种情况：就业系统未报暂缓就业而将该生档案归入暂缓就业；就业系统为该生申报暂缓就业，而该生档案正常寄出。请学院提前自查，如有上述情况，请及时更正。

3．留华师工作：《档案材料目录》的备注栏注明“留华师工作”→档案封袋（用密封条、加密封章）→列名单→交回管理办。

4．在华师读博：《档案材料目录》的备注栏注明“在华师读博” → 档案封袋（用密封条、加密封章）→列名单→交回管理办。

5．推迟毕业：《档案材料目录》的备注栏注明“2015届档案留存”。如材料不齐备则档案袋不要封口。→列名单→交回管理办。

四、整理时间及地点

档案整理时间： 7月6日-7月10日

档案整理地点：石牌校区——研究生院楼。大学城校区——行政楼。（具体房间号待定）

五、注意事项

1、各学院要通过毕业生教育等途径增强毕业生对人事档案寄递、接转工作重要性的认识，要求学生对其本人档案的转递情况及时跟进。在全部档案寄送工作结束后（七月中下旬），研究生处主页将挂出具体邮件单号，学生可自行上网查询。如有问题，应及时向邮政部门查询。邮局查件有效期为一年。

2、各学院要高度重视本项工作，严格按照通知要求提前做好相关准备工作。抓好档案材料的核对和移交，档案交寄信息报送，档案材料整理装袋等环节，增强责任意识，杜绝整理过程档案材料错放漏放，档案误寄误投现象。

3、研究生辅导员在整理档案过程中要确保到位，统筹安排各项工作，加强对参加整理档案工作学生的培训指导。各学院参与整理档案的学生助理要求责任心强，工作认真细心，原则上要求是学生党员干部。

研究生工作部（处）

2015年6月6日

通知公告