各学院：
我校将于七月上旬开展2016届毕业研究生的档案整理工作，鉴于学生档案是学生历史记录的重要载体，关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节，请各学院充分重视该项工作，提前做好如下工作：
一、整理档案对象：
2016届毕业研究生
二、准备各类归档材料
请各学院根据《华南师范大学研究生档案材料目录》（附件3）提前准备好2016届毕业生研究生归档材料，其中前4项材料非常重要，是学生档案缺一不可的，请学院核对时务必认真仔细，如有问题请现场确认。
1、《研究生报名表》、《研究生学籍表》、《学位申请表》于整理档案当天统一到管理科领取；上述三种材料学院签领时应仔细核对，如发现缺漏请当场确认清楚。
2、《毕业研究生登记表》由学院保管并于整理当天统一归档。6月30日前各学院将《2016届〈毕业生登记表〉汇总表》纸质版（加盖公章）及电子版分校区交至研究生管理科。
3、《就业通知书》（即报到证）从管理科领回去后，上联发给学生，下联（白联）由各学院保管，再统一归档；
4、所有正式党员材料应统一归档，在校期间发展的党员，由各学院从组织部领取其组织材料，并保管，在整理档案时再统一归档（注意：办理了暂缓就业的预备党员，其党员材料由学院保管，不能放入档案）。
5、定向（委培）研究生的毕业证、学位证如无特殊要求，放入档案袋。
三、档案整理流程
（一）档案整理前期工作安排
时间 | 事项 | 备注 |
6月27-28日 | 各学院领取《研究生档案转寄存根》回学院填写（暂缓就业类学生不需填写） | 于学院档案整理当天交回管理办盖章。 |
6月30日前 | 各学院提交 1.《2016年毕业研究生档案交寄信息表》（附件1）（分类填写，交寄信息应具体到接收人及联系方式，学生需留下本人有效联系方式，交寄信息表应由学生签名确认后学院留底，同时打印盖章版本表格送管理办备存） 2.《2016届〈毕业生登记表〉汇总表》（附件2）、 3.《毕业生登记表》（每生一式两份，分开整理打包，按汇总表（附件2）顺序对应排列） | 纸质版材料交至各校区管理办，电子版发送至： 大学城校区gl0082@163.com |
7月3日前 | 各学院预约档案整理具体时间 |
（二）学生材料归档流程
2016届毕业研究生所需归档材料由各学院带往管理办后，按照下列流程进行归档：
分类整理说明：
1.正常寄出：
档案封袋（用密封条、密封章）→填写《研究生档案转递存根》→《研究生档案转递存根》的通知单及回执与档案袋一起装入EMS信封并封口，粘贴详情单（请勿抽底单）→列名单→交回管理办。
2．暂缓就业：
档案封袋（用密封条、密封章）→按暂缓条形码后四位由小到大顺序排列→列名单→交回管理办。
（1）暂缓就业条形码有一份须贴在档案袋上（将条形码贴在档案袋左上角 ，方向一致）。暂缓就业协议书贴好条形码后有一份需交省就业指导中心（按条形码的号码排好序交给管理办）。
（2）暂缓就业学生档案须与大学生就业在线系统对应，不得出现以下两种情况：就业系统未报暂缓就业而将该生档案归入暂缓就业；就业系统为该生申报暂缓就业，而该生档案正常寄出。请学院提前自查，如有上述情况，请及时更正。
3．留华师工作：《档案材料目录》的备注栏注明“留华师工作”→档案封袋（用密封条、加密封章）→列名单→交回管理办。
4．在华师读博：《档案材料目录》的备注栏注明“在华师读博” → 档案封袋（用密封条、加密封章）→列名单→交回管理办。
5．推迟毕业：《档案材料目录》的备注栏注明“2016届档案留存”。如材料不齐备则档案袋不要封口。→列名单→交回管理办。
四、整理时间及地点
档案整理时间：7月第一周（具体时间待定）
档案整理地点：石牌校区——研究生院楼。大学城校区——行政楼。（具体房间号待定）
五、注意事项
1、各学院要通过毕业生教育等途径增强毕业生对人事档案寄递、接转工作重要性的认识，要求学生对其本人档案的转递情况及时跟进。在全部档案寄送工作结束后（七月中下旬），研究生处主页将挂出具体档案查询通知及具体邮件单号，学生可自行上网查询（http://www.ems.com.cn/）。如有问题，应及时向邮政部门查询。邮局查件有效期为一年。
2、各学院要高度重视本项工作，严格按照通知要求提前做好相关准备工作。抓好档案材料的核对和移交，档案交寄信息报送，档案材料整理装袋等环节，增强责任意识，杜绝整理过程档案材料错放漏放，档案误寄误投现象。
3、研究生辅导员在整理档案过程中要确保到位，统筹安排各项工作，加强对参加整理档案工作学生的培训指导。各学院参与整理档案的学生助理要求责任心强，工作认真细心，原则上要求是学生党员干部。
研究生工作部（处）
2016年6月13日