关于做好2017届毕业研究生档案整理工作的通知
2017-06-12 10:37:47   


各学院:

我校将于七月上旬开2017届毕业研究生的档案整理工作,鉴于学生档案是学生历史记录的重要载体,关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节,请各学院充分重视该项工作,提前做好如下工作:

一、整理档案对象:

2017届毕业研究生

二、准备各类归档材料

请各学院根据《华南师范大学研究生档案材料目录》(附件3)提前准备好2017届毕业生研究生归档材料,以下1、2项材料非常重要,是学生档案缺一不可的,请学院核对时务必认真仔细,如有问题请现场确认。

1《研究生录取登记表》(报名表)、《研究生学籍表》、《学位申请表》于整理档案当天统一到管理科领取;上述三种材料学院签领时应仔细核对,如发现缺漏请当场确认清楚。

2、《毕业研究生登记表》由学院保管并于整理当天统一归档。6月28日前各学院将《2017届〈毕业生登记表〉汇总表》纸质版(加盖公章)及电子版分校区交至研究生管理科。

3、《就业通知书》(即报到证)从管理科领回去后,上联发给学生,下联(白联)由各学院保管,再统一归档;

4所有正式党员材料应统一归档,在校期间发展的党员,由各学院从组织部领取其组织材料,并保管,在整理档案时再统一归档(注意:办理了暂缓就业的预备党员,其党员材料由学院保管,不能放入档案)。

5、定向(委培)研究生的毕业证、学位证如无特殊要求,放入档案袋。

三、档案整理流程

(一)档案整理前期工作安排

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(二)学生材料归档流程

    2017届毕业研究生所需归档材料由各学院带往管理办后,按照下列流程进行归档:

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分类整理说明

1.正常寄出:

档案封袋(用密封条、密封章)→填写《研究生档案转递存根》→《研究生档案转递存根》的通知单及回执与档案袋一起装入EMS信封并封口,粘贴详情单(请勿抽底单)→列名单→交回管理办。

2.暂缓就业:

档案封袋(用密封条、密封章)按暂缓条形码后四位由小到大顺序排列→列名单→交回管理办。

1)暂缓就业条形码有一份须贴在档案袋上(将条形码贴在档案袋正面右上角 ,方向一致)。暂缓就业协议书贴好条形码后有一份需交省就业指导中心(按条形码的号码排好序交给管理办)。

2)暂缓就业档案一律不放入预备党员材料。

3)暂缓就业学生档案须与大学生就业在线系统对应,不得出现以下两种情况:就业系统未报暂缓就业而将该生档案归入暂缓就业;就业系统为该生申报暂缓就业,而该生档案正常寄出。请学院提前自查。

3.留华师工作:《档案材料目录》的备注栏注明“留华师工作”→档案封袋(用密封条、加密封章)→列名单→交回管理办。

4.在华师读博:《档案材料目录》的备注栏注明“在华师读博” → 档案封袋(用密封条、加密封章)→列名单→交回管理办。

5.推迟毕业:《档案材料目录》的备注栏注明“2017届档案留存”。如材料不齐备则档案袋不要封口。→列名单→交回管理办。

、整理时间及地点

档案整理时间:7月第一周(具体时间待定)

档案整理地点:石牌校区——研究生院楼。大学城校区——行政楼。(具体房间号待定)

   五、注意事项

1、各学院要通过毕业生教育等途径增强毕业生对人事档案寄递、接转工作重要性的认识,要求学生对其本人档案的转递情况及时跟进。在全部档案寄送工作结束后(七月中下旬),研究生处主页将挂出具体邮件单号,学生可自行上网查询。如有问题,应及时向邮政部门查询。查件电话11186,查件网址:邮局查件有效期为一年。

2、各学院要高度重视本项工作,严格按照通知要求提前做好相关准备工作。抓好档案材料的核对和移交,档案交寄信息报送,档案材料整理装袋等环节,增强责任意识,杜绝整理过程档案材料错放漏放,档案误寄误投现象。

3、研究生辅导员在整理档案过程中要确保到位,统筹安排各项工作,加强对参加整理档案工作学生的培训指导。各学院参与整理档案的学生助理要求责任心强,工作认真细心,原则上要求是学生党员干部。

 



附件1:2017届毕业研究生档案交寄信息表.xls

附件2:  2017届《毕业生登记表》汇总表.xls

附件3:  《华南师范大学研究生档案材料目录》.docx

 

研究生工作部(处)

                                                              2017年6月12日




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