各学院：
我校将于七月上旬开展2019届毕业研究生的档案整理工作，鉴于学生档案是学生历史记录的重要载体，关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节，请各学院充分重视该项工作，提前做好如下工作：
一、整理档案对象：
2019届毕业研究生
二、档案整理时间及工作安排
时间 | 事项 | 备注 |
6月27-28日 | 各学院领取物资：档案材料目录、档案转递存根回学院填写，及领取其他物资 | 于学院档案整理当天交回管理办盖章 |
7月1日前 | 各学院提交 1、《2019年毕业研究生档案交寄信息表（附件1）》（分类填写，交寄信息应具体到接收人及联系方式，学生需留下本人有效联系方式，交寄信息表应由学生签名确认后学院留底，同时打印盖章版本表格送管理办备存） 2、《2019届<毕业登记表>汇总表》 （附件2） 3、《毕业生登记表》（每生一式两份，每份分开整理打包，按汇总表（附件2）顺序对应排列） | 1.学生材料具体要求、归档流程及分类说明请见(附件4) 2.纸质版材料交至各校区管理办，电子版发至： 石牌校区 大学城校区 |
7月2日前 | 各学院预约档案整理具体时间 | |
7月8-12日
| 带齐所需归档材料，现场整理毕业生档案 | 地点： 石牌校区——研究生院楼 大学城校区——行政楼 （具体待定） |
三、注意事项
1、各学院要通过毕业生教育等途径增强毕业生对人事档案寄递、接转工作重要性的认识，要求学生对其本人档案的转递情况及时跟进。在全部档案寄送工作结束后（七月中下旬），学生可致电管理办（石牌85211117，大学城39310082）查询ems单号（单号三个月内有效），登录：www.ems.com.cn查询接收情况，或：登录我校综合服务平台https://ssp.scnu.edu.cn/查询档案去向（数据导入后可查），请务必提醒学生毕业离校一个月内与档案接收单位确认档案接收情况。
2、各学院要高度重视本项工作，严格按照通知要求提前做好相关准备工作。抓好档案材料的核对和移交，档案交寄信息报送，档案材料整理装袋等环节，增强责任意识，杜绝整理过程档案材料张冠李戴，档案误寄误投现象。
3、研究生辅导员在整理档案过程中要确保到位，统筹安排各项工作，加强对参加整理档案工作学生的培训指导。各学院参与整理档案的学生助理要求责任心强，工作认真细心，原则上要求是学生党员干部。
附件3：华南师范大学研究生档案材料目录2018年版.docx
研究生院
2019年6月6日