各学院、研究院：
研究生院拟于7月5日—7月9日开展2021届毕业研究生的档案整理工作，鉴于学生档案关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节，请各学院充分重视该项工作，提前做好如下工作：
一、整理档案对象：
2021届毕业研究生
二、档案整理时间及工作安排
时间 | 事项 | 备注 |
6月17日前 | 各学院提交 1、《2021年毕业研究生档案交寄信息表》（附件1）（分类填写，交寄信息应具体到接收人及联系方式，学生需留下本人有效联系方式，交寄信息表应由学生签名确认后学院留底，同时打印盖章版本表格送管理办备存） 2、《2021届<毕业登记表>汇总表》（附件2） 3、《毕业生登记表》（每生一式两份，每份分开整理打包，按汇总表（附件2）顺序对应排列，一份交给管理办，一份整理当天放入学生档案）
| 1.学生材料具体要求、归档流程及分类说明请见 (附件4) 2.纸质版材料交至各校区管理办，电子版发至： 石牌校区 scnuyjsgl@163.com 大学城校区 gl0082@163.com |
6月21日-6月23日 | 1、各学院预约档案整理具体时间 2、各学院领取物资：档案转递存根 （档案袋可整理当天现场领取） | 档案转寄存根于学院档案整理当天盖章 |
7月5-9日
| 带齐所需归档材料，现场整理毕业生档案 | 地点： 石牌校区、南海校区——石牌校区研究生院 大学城校区——行政楼A310 （具体课室待定） |
三、学生材料归档流程
分类整理说明：
1.正常就业、回生源地：
档案封袋（用密封条、密封章）→填写《研究生档案转递存根》→《研究生档案转递存根》的通知单及回执与档案袋一起装入EMS信封并封口，粘贴邮寄单→按档案编号排序, 10份一捆，附名单→交回管理办。
2．暂不派遣：
《档案材料目录》的备注栏注明“暂不派遣”→档案封袋（用密封条、密封章）【如材料不齐备（缺报到证）则档案袋不要封口】→按档案编号排序, 10份一捆，附名单→交回管理办。
3．华师工作：
《档案材料目录》的备注栏注明“留华师工作”→档案封袋（用密封条、加密封章）→单独一捆，列名单→交回管理办。
4．华师读博：
《档案材料目录》的备注栏注明“在华师读博” → 档案封袋（用密封条、加密封章）→单独一捆，列名单→交回管理办。
5．延期毕业：
《档案材料目录》的备注栏注明“延期毕业”。如材料不齐备则档案袋不要封口→单独一捆，列名单→交回管理办。
四、毕业生档案去向说明
1. 正常就业、回生源地的毕业生档案，整理完毕交回管理办后，由管理办联系中国邮政工作人员上门取件寄出。
2. 暂不派遣的毕业生档案，整理完毕后交由管理办暂时保管。后期暂不派遣档案改为正常寄出的处理流程如下：
【毕业生在“广东大学生就业创业”小程序上选择“申请改派”】
【“改派”方案审核通过后，学生在小程序查看电子报到证】
【联系学院辅导员，申请档案寄出】
【辅导员核实寄送信息，打印报到证并带到管理办
密封寄出学生档案】
3. 华师工作的毕业生档案由管理办负责统一移交华师人事处。
4. 华师读博的毕业生档案不离校，交由管理办保管。若毕业生读博的学院跨校区，则由管理办负责跨校区转移档案。
5. 延期毕业的学生档案交由管理办保管。学生毕业后，学院辅导员将学生的档案材料补齐，档案寄出的程序如上述“暂不派遣”毕业生的档案处理一致。
6. 档案一经寄出，除因地址、收件人信息错误等情况，其余皆不予接收。
五、注意事项
1. 2021届毕业生档案目录由各学院根据具体毕业生人数自行打印（一式三份），三份纸质版目录需带到研究生院进行档案整理（一份放进档案中，一份贴于档案袋上），一份由学院留存。
2. 2021届毕业研究生报到证于6月7日起学院可查看下载，各学院需核查毕业研究生报到证填写信息，以学院为单位打印报到证（不用彩印），档案整理当日带至现场入档。
3. 各学院要通过毕业生教育等途径增强毕业生对人事档案寄递、接转工作重要性的认识，要求学生对其本人档案的转递情况及时跟进。在全部档案寄送工作结束后（八月底），学生可根据邮政方发送的档案寄送短信获取查询ems单号（单号三个月内有效），登录：www.ems.com.cn查询接收情况，或：登录我校综合服务平台https://ssp.scnu.edu.cn/查询档案去向（数据导入后可查）。毕业生档案整理工作完成后，研究生院将各学院已寄送的档案邮寄单号发送给各学院，请务必提醒学生毕业离校一个月内与档案接收单位确认档案接收情况。
4. 各学院要高度重视本项工作，严格按照通知要求提前做好相关准备工作。抓好档案材料的核对和移交，档案交寄信息报送，档案材料整理装袋等环节，增强责任意识，杜绝整理过程档案材料张冠李戴，档案误寄误投现象。研究生辅导员在整理档案过程中要确保到位，统筹安排各项工作。
附件3：华南师范大学研究生档案材料目录（2021版）.docx
研究生院
2021年6月11日