各学位评定分委员会：
为进一步规范学位评定委员会会议组织工作，做好审议材料和议事过程的记录归档，现将有关事项通知如下：
一、学位评定分委员会秘书在会前应认真阅读《华南师范大学学位评定委员会工作章程》及议题相关的工作文件，明确参会人数及表决要求，准备好审议材料和表决票，做好委员的签到工作，确认会议有效，并向主席报告；
二、学位评定分委员会秘书应并对会议内容作详细记录(会议记录样式见附件)，记录分委员会会议过程、主要议题、讨论和表决情况，会议记录应详细、真实，内容要求简洁、表达准确，记录结束须有记录人签字；
三、重要事项须形成正式的决议或纪要，经主席签字生效；
四、所有签字处必须手写，不得打印或使用签名章；
五、会议记录、会议议题相关的原始材料、表决票、表决结果、决议或纪要由学位评定分委员会妥善保存，每年12月31日前由秘书按年份装订归档备查。
研究生院 校学位办
2022年5月16日