各学院、研究院：
研究生院拟于7月4日—7月8日开展2022年毕业研究生的档案整理工作，鉴于学生档案关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节，请各学院充分重视该项工作，提前做好如下事项：
一、档案整理范围
2022届毕业研究生
2020届、2021届暂不派遣毕业生
二、档案整理时间及工作安排
时间 | 事项 | 备注 |
6月16日前 | 各学院提交： 《毕业生登记表》（每生一式两份，每份分开整理打包，按此前上交的毕业生名单顺序对应排列，一份交给管理办，一份整理当天放入学生档案） | 学生材料具体要求、归档流程及分类说明请见(附件4)
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6月20日-6月23日 | 1、各学院预约档案整理具体时间段 2、各学院领取物资：档案转递存根 （档案袋可整理当天现场领取） | 档案转寄存根需提前写好，于学院整理档案当天盖章 |
6月24日前
| 各学院提交： 《XX学院2022年研究生档案交寄信息表》（附件1）（分类填写，交寄信息应具体到接收人及联系方式，学生需留下本人有效联系方式，交寄信息表应由学生签名确认后学院留底，同时打印盖章版本表格送管理办备存）
| 纸质版材料交至各校区管理办，电子版发至： 石牌校区 scnuyjsgl@163.com 大学城校区 gl0082@163.com
整理档案地点： 石牌校区、南海校区——石牌校区研究生院 大学城校区——行政楼A310 （具体课室待定） |
7月4-7月8日
| 各学院整理档案当天提交《XX学院2022年归档材料明细》（附件2） 带齐所需归档材料，现场整理毕业生档案 | |
7月11日-9月1日 | 研究生院将毕业生档案邮寄单号导入“广东大学生就业创业小程序”，毕业生在小程序跟进档案去向 | 各学院要提醒毕业生跟进档案去向，确保档案顺利接收 |
三、学生材料归档流程
分类整理说明：
1.正常寄送、回生源地：
档案封袋（用密封条、密封章）→填写《研究生档案转递存根》→《研究生档案转递存根》的通知单及回执与档案袋一起装入EMS信封并封口，粘贴EMS邮寄单→按档案编号排序, 10份一捆，附名单→交回管理办。
2．华师读博：
《档案材料目录》的备注栏注明“在华师读博” → 档案封袋（用密封条、加密封章）→单独一捆，列名单→交回管理办。
3．华师工作：
《档案材料目录》的备注栏注明“留华师工作”→档案封袋（用密封条、加密封章）→单独一捆，列名单→交回管理办。
4．延期毕业：
延期毕业学生档案也需要整理，学院要在《档案材料目录》的备注栏注明“延期毕业”。因材料不齐备，档案袋不要封口→单独一捆，列名单→交回管理办。
四、毕业生档案去向说明
1.正常就业、回生源地的毕业生档案，整理完毕交回管理办后，由管理办联系中国邮政工作人员上门取件寄出。
2.华师读博的毕业生档案不离校，交由管理办保管。若毕业生读博的学院跨校区，则由管理办负责跨校区转移档案。
3.华师工作的毕业生档案由管理办负责统一移交华师人事处。
4.延期毕业的学生档案交由管理办保管。学生毕业后，学院辅导员将学生的档案材料补齐后寄出。
5.档案一经寄出，除因地址、收件人信息错误等情况，其余档案室皆不予接收。
五、注意事项
1.2020届、2021届暂不派遣毕业生档案本次一同整理，各学院、研究院要在档案交寄信息表（附件1）备注清楚毕业生毕业年份。
2.2022届毕业生档案目录由各学院根据具体毕业生人数自行打印（一式三份），三份纸质版目录需带到研究生院（一份放进档案中，一份贴于档案袋上，一份由学院留存）。
3. 2022届毕业研究生报到证于6月起学院可查看下载，各学院需核查毕业研究生报到证填写信息，以学院为单位打印报到证（不用彩印），档案整理当日带至现场入档。
4.各学院要通过毕业生教育等途径增强毕业生对人事档案寄递、接转工作重要性的认识，要求学生对其本人档案的转递情况及时跟进。在全部档案寄送工作结束后，毕业生可于2022年9月1日起在”广东大学生就业创业小程序“查询档案去向。
5.各学院要高度重视本项工作，严格按照通知要求提前做好相关准备工作。做好档案材料的核对和移交，档案交寄信息报送，档案材料整理装袋等环节，增强责任意识，杜绝整理过程档案材料张冠李戴，档案误寄误投现象。研究生辅导员在整理档案过程中要确保到位，统筹安排各项工作。
附件3：华南师范大学研究生档案材料目录（2022版）.docx
研究生院
2022年5月31日