各学院、研究院：
研究生院拟于2023年2月23日—3月7日开展2022届冬季毕业研究生的档案整理工作，鉴于学生档案关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节，请各学院充分重视该项工作，提前做好如下工作：
一、整理档案对象：
2022届冬季毕业研究生
二、档案整理时间及工作安排
时间 | 事项 | 备注 |
即日起 | 各学院、研究院领取物资：档案邮寄单、档案转递存根、《毕业生研究生登记表》（每生一式两份） | 地点： 石牌校园区、南海校园——石牌校区研究生院308 大学城校区——行政楼A310 |
3月1日前 | 各学院、研究院提交： 1、《2022年冬季毕业研究生档案交寄信息表》（附件1）（分类填写，交寄信息应具体到接收人及联系方式，学生需留下本人有效联系方式，交寄信息表应由学生签名确认后学院留底，同时打印盖章版本表格送管理办备存） 2、《2022届冬季<毕业生登记表>汇总表》（附件2） 3、《毕业生登记表》（每生一式两份，每份分开整理打包，按汇总表（附件2）顺序对应排列，一份交给管理办，一份整理当天放入学生档案） | 1.学生材料具体要求、归档流程及分类说明请见附件4 2.纸质版材料交至各校区管理办，电子版发至： 石牌校园 scnuyjsgl@163.com 大学城校园 电子版命名为“学院+2022年冬季毕业研究生档案交寄信息表/2022届冬季《毕业生登记表》汇总表” |
即日起至3月1日 | 各学院、研究院预约档案整理具体时间 | 档案邮寄单、邮寄转递存根各学院提前写好，转寄存根于学院整理档案当天盖章 |
3月6日至3月7日
| 带齐所需归档材料，现场整理毕业生档案 | 地点： 石牌校园、南海校园——石牌校区研究生院 大学城校园——行政楼A310 |
三、学生材料归档流程
分类整理说明：
1.正常就业、回生源地：
档案封袋（用密封条、密封章）→填写《研究生档案转递存根》→《研究生档案转递存根》的通知单及回执与档案袋一起装入EMS信封并封口，粘贴邮寄单→按档案编号排序, 10份一捆，附名单→交回管理办。
2．华师工作：
《档案材料目录》的备注栏注明“留华师工作”→档案封袋（用密封条、加密封章）→单独一捆，列名单→交回管理办。
四、毕业生档案去向说明
1. 正常就业、回生源地的毕业生档案，整理完毕交回管理办后，由管理办联系中国邮政工作人员上门取件寄出。
2. 华师工作的毕业生档案由管理办负责统一移交华师人事处。
3. 档案一经寄出，除因地址、收件人信息错误等情况，其余皆不予接收。
五、注意事项
1. 2022届毕业生档案目录由各学院根据具体毕业生人数自行打印（一式三份），三份纸质版目录需带到研究生院进行档案整理（一份放进档案中，一份贴于档案袋上），一份由学院留存。
2. 各学院要通过毕业生教育等途径增强毕业生对人事档案寄递、接转工作重要性的认识，要求学生对其本人档案的转递情况及时跟进。在全部档案寄送工作结束后，研究生院将毕业生档案邮寄信息导入“广东省大学生就业创业小程序”，学生可在小程序查看档案去向。各学院也要提醒学生在毕业离校三个月内与档案接收单位确认档案接收情况。
3. 各学院要高度重视本项工作，严格按照通知要求提前做好相关准备工作。抓好档案材料的核对和移交，档案交寄信息报送，档案材料整理装袋等环节，增强责任意识，杜绝整理过程档案材料张冠李戴，档案误寄误投现象。研究生辅导员在整理档案过程中要确保到位，统筹安排各项工作。
研究生院
2023年2月22日