各有关单位、各研工办：
根据《关于印发<华南师范大学档案材料立卷归档工作规范>的通知》（华师〔2018〕170号）、《关于做好2023年冬季博士、硕士学位申请及学位论文答辩工作的通知》要求，各单位应在每学期的学位授予工作结束后将学位和学籍材料按时归档。材料归档分为学校档案馆归档和个人档案归档两部分，现将有关事项通知如下：
一、学校档案馆归档要求
（一）移交方式
学位材料、学籍材料由学院整理完成后，直接移交档案馆归档。移交时间：2024年1月8日—12日工作时间，移交地址：大学城校区图书馆楼6楼C座，电话：39310658；档案馆联系人：陈忠信。
（二）学位材料立卷整理规范
1.学位材料归档范围参见附件1。
2.从“研究生管理系统—学位证书管理—学位材料移交信息”分学生类别导出“学位档案材料接收目录登记表”（以下简称“登记表”），学位归档材料均按照此表中的名单顺序分类整理、登记和移交。表格中的类目号按照学生类别填写：博士研究生填12，学术硕士填13，专业学位硕士填14。
3.每一位学生的材料（论文除外）装订成一册，按序放好。装订要求：按照附件1的顺序排列整齐，左侧订2颗钉子（仅两颗，材料内部请不要再重复有多余钉子）。每位学生的材料首页右上角用铅笔标注：类目号—登记表上的序号，如第一位博士，其材料序号则为“12—001”。
4.每位学生的纸版论文封面右上角用铅笔标注：类目号—登记表上的序号，与装订材料一致。按序放好。
5.对照登记表认真检查核对每位学生的学位材料，在相应的空格打勾，一式两份加盖单位公章，和归档材料一起报送档案馆。登记表上方空白处须留下研工办负责老师的姓名和手机号码。
（三）学籍材料立卷整理规范
1.学籍材料归档范围：研究生学籍表、研究生中英文成绩单。每位离校学生均需有学籍表和成绩单，学籍表遗失的请学院根据研究生管理系统中学生个人信息补填，中文成绩单无论学生修读学分多少均需打印（个别学生无成绩的，可从系统打印空白成绩单）。
2.学籍表上学生各项信息如导师、培养层次等须填写完整，照片处需加盖学院公章，公章应清晰，毕业日期请填2023年12月。中英文成绩单使用新版成绩单专用纸（背面附有学分说明）打印，并加盖学院公章。
3.以学院为单位立卷。学院按学籍表、成绩单两类整理学籍材料，格式以《xx学院2023年冬季离校研究生学籍表目录》（附件2）和《xx学院2023年冬季离校研究生成绩单目录》（附件3）为准。
纸质材料须与目录中排序一致，即按博士－硕士顺序整理；各类别毕业生内部按专业代码升序排序，专业内按学号升序排序，形成时间为入学年份-毕业年份（如2018年入学，2023年毕业，则形成时间为18-23）。
学籍表和中文成绩单右下角请用铅笔标上页码，页码顺序须与学籍表目录（附件2）和成绩单目录（附件3）中页码顺序一致，页码格式为三位数（001、002、003.........）。其中成绩单整理须注意，毕业生只有中文成绩单的在成绩单目录的姓名加下划线标记，中英文成绩单均有的按中文成绩单在前，英文成绩单在后的顺序，将两张成绩单放在一起，只在中文成绩单的右下角编排页码，保持与学籍表页码顺序完全相同。档案馆会将学籍表和成绩单做数字化扫描后，按页码排序批量挂接。
4.毕业答辩、硕博连读硕士阶段、结业、清退、退学研究生的学籍表、成绩单也请于此次一并整理进来，并在附件2、附件3目录中备注一栏注明。（研究生院后续会下发所有离校学生清单，学院按清单整理即可）
5.对照目录认真检查核对每位学生的学籍材料。学籍表、成绩单目录纸质版加盖公章后，一式三份，于移交材料时提交给档案馆，电子版发送至mdx85211115@m.scnu.edu.cn，czx789@m.scnu.edu.cn。
二、个人档案归档要求
个人档案中的学位学籍材料需按照学生类型进行整理：
1.所有双证的境内学生（含全日制、非全日制、已毕业返校申请学位的学生）：学位授予决议书原件1份、学位申请书复印件1份、研究生学籍表1份、研究生中英文成绩单各1份、《华南师范大学全日制研究生外出学习实践报告及考核评价表》（仅专业学位需要），由研工办负责整理归入学生的个人在校期间档案。具体整理时间和要求按照研究生院管理办公室档案整理工作通知进行。
2.港澳台生、留学生：学位授予决议书原件1份、学位申请书复印件1份、研究生学籍表1份、研究生中英文成绩单各1份共计5份材料，由研工办用信封密封并骑缝加盖单位公章。学生在领取证书时，由学生本人签收后转交所在单位人事部门存档。档案袋信封封面上须粘贴标签，标签格式请下载附件4并自行打印。
三、其他
学位和学籍归档材料是个人学位授予和学习经历的重要留存证明材料，请各单位务必由研工办老师亲自负责，在规定的时间内认真做好材料的收集、整理与移交工作，如有问题请及时联系确认。
研究生院 档案馆
2023年12月21日